トランザクションファイルとは、受注・売上・入金・出庫などの取引を1件ずつ記録した「履歴データ」です。
一方でマスタは、商品・取引先・単価・原価などの基礎情報（台帳）。
現場の数字がズレるときは、だいたい「履歴（トランザクション）」と「台帳（マスタ）」のつながりに原因があります。
トランザクションファイルを一言で言うと
経営者向けに噛み砕くと、トランザクションは「伝票の束」です。
受注伝票、納品（出庫）伝票、売上伝票、入金伝票。これらが日々積み上がるものがトランザクションファイルです。
覚え方（現場で使う版）
マスタ＝名簿（変わりにくい）
トランザクション＝伝票（毎日増える）
この2つを分けて考えるだけで、システム導入や運用の話が一気に通じやすくなります。
マスタとトランザクションの違い
| マスタ（台帳） |
商品名・単価・原価・取引条件などの基礎データ。 例：商品マスタ、取引先マスタ、倉庫マスタ、社員マスタ |
|---|---|
| トランザクション（履歴） |
いつ、誰に、何を、いくつ、いくらで、どう動いたかの取引データ。 例：受注、出庫、売上、請求、入金、返品、値引 |
具体例：販売・在庫・会計で見るトランザクション
① 販売（売上がどう作られるか）
- 受注トランザクション：受注日／取引先／商品／数量／単価
- 売上トランザクション：売上日／金額／税／値引／担当
- 返品トランザクション：返品日／対象伝票／理由
売上の集計は、この履歴を足し引きして作られます。
② 在庫（ズレやすい代表例）
- 入庫トランザクション：入庫日／仕入先／商品／数量
- 出庫トランザクション：出庫日／出荷先／商品／数量
- 棚卸トランザクション：棚卸日／実数／差異／原因メモ
在庫は「今の数字」ですが、元は全部この履歴の積み上げです。
③ 会計（仕訳もトランザクション）
- 仕訳トランザクション：日付／勘定科目／金額／摘要／部門
- 入出金トランザクション：銀行／現金／支払先／手数料
「月次が合わない」は、仕訳や売上履歴のどこかに原因が隠れます。
経営で効く話：数字がズレる“原因”はここ
よくあるズレの正体
- マスタが古い（単価・原価・取引条件が更新されていない）
- 履歴が抜けている（出庫したのに伝票がない、返品が未入力など）
- 二重入力（同じ売上が2回計上、入金が2回処理）
- 反映タイミングのズレ（締め後に数字が動く、在庫がリアルタイムでない）
- 伝票番号の設計が弱い（後から追えず、消込や訂正が崩壊）
更新タイミングの違い（ここが現場トラブルの温床）
「在庫がある表示なのに出庫できない」「締め処理の後に数字が変わる」などの混乱は、
トランザクションがマスタに反映されるタイミングが原因のことが多いです。
| 即時反映（リアルタイム） |
入力した瞬間に在庫や残高が更新される方式。 強み：現場判断がしやすい（欠品・過剰在庫を減らしやすい） 注意：二重処理防止や同時更新の仕組みが必要 |
|---|---|
| まとめて反映（締め・夜間処理） |
伝票を貯めて、締めや夜間にまとめて更新する方式。 強み：大量処理に強い、運用が単純になりやすい 注意：日中の在庫表示は「暫定」になりやすい |
経営者が押さえるべき一言
「この伝票は、いつ数字に反映される？」
これを整理できるだけで、現場の混乱と問い合わせが激減します。
導入・改善で失敗しないためのチェックリスト
最低限ここだけ見てください
- 伝票番号（取引ID）が一意で、後から追跡できる
- 訂正のルールがある（上書きか、取消伝票で残すか）
- 二重処理防止がある（同じ注文の二重売上など）
- マスタ更新の責任者が決まっている（単価・原価・取引条件）
- 反映タイミングが明文化されている（リアルタイム or 締め）
よくある質問
トランザクション（履歴）は消していい？
基本はおすすめしません。問い合わせ対応、返品・値引の追跡、不正防止、月次の突合に使います。
どうしても容量が問題なら「削除」ではなくアーカイブ（退避）の運用が安全です。
マスタが正しければ、履歴は雑でも何とかなりますか？
逆です。履歴が正しく残らないと、マスタ（現在の数字）も信用できません。
「今の在庫」は履歴の積み上げなので、伝票入力の抜け・二重があると必ずズレます。
システム入替のとき、どっちが大変？
多くの場合、マスタ整備（単価・原価・取引条件の統一）と
履歴の移行範囲（何年分を持つか）の設計が肝です。
ここを先に決めると、入替がスムーズになります。
伝票運用（履歴）とマスタ（台帳）を揃えるだけで、現場の手戻りが一気に減るケースが多いです。
